Các kỹ năng tham mưu, lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng

Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng là gì? Các kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng cần có? Nội dung các công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng? Cùng theo dõi bài viết sau của trung tâm về các kiến thức và kỹ năng lãnh đạo cấp phòng.

Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là gì?

Theo Quyết định số 1151/QĐ-BNV về việc Ban hành Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng, năng lực lãnh đạo quản lý cấp phòng bao gồm: Kiến thức, Kỹ năng và Thái độ của cá nhân hoặc đội ngũ lãnh đạo để hoạch định, tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch, thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng của phòng.

Do đó, kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là một trong những yếu tố then chốt trong việc thể hiện năng lực, lãnh đạo của người quản lý. Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là khả năng vận dụng những kiến thức, hiểu biết của người lãnh đạo trong việc quản lý phòng ban, đơn vị của mình.

Một số kỹ năng cơ bản của lãnh đạo quản lý cấp phòng có thể kể đến như:

• Tổ chức quá trình lập kế hoạch.
• Phân công, phối hợp hoạt động.
• Tổ chức quá trình thông tin, giao tiếp.
• Tổ chức hội họp và sự kiện.
• Quản trị xung đột.
• Xây dựng và thay đổi văn hoá tổ chức.
• Ra quyết định.
• Dẫn dắt sự thay đổi.

Các kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng cần có

Kỹ năng tham mưu lãnh đạo cấp phòng là một trong những yếu tố quan trọng thể hiện năng lực lãnh đạo của người quản lý. Dưới đây là tổng hợp những kỹ năng cần có của lãnh đạo cấp phòng, mời quý học viên cùng theo dõi:

Nguyên tắc và kỹ năng công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

Nguyên tắc tham mưu

• Tham mưu phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thuộc cấp phòng.
• Tham mưu phải nhằm mục đích phục vụ mục tiêu cấp phòng.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật.

Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

• Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin.
• Kỹ năng trình bày trong công tác tham mưu.
• Kỹ năng thuyết phục trong công tác tham mưu.

Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

Tham mưu là việc đề xuất các phương án tối ưu về nội dung, cách thức và điều kiện thực hiện để giúp cấp trên hoàn thành chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu chung của đơn vị,  tổ chức.

Kỹ năng tham mưu là việc lãnh đạo cấp phòng đề xuất các phương án, cách thức thực hiện kế hoạch cụ thể giúp cơ quan lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu chung của phòng ban.

• Là cơ sở pháp lý giúp cấp bao quát vấn đề và xử lý kịp thời.
• Tư vấn, đề xuất, đưa ra các phương án tham mưu cho cấp trên
• Tham mưu và hỗ trợ cho lãnh đạo cơ quan trong công tác điều hành, quản lý, mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.

Nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

• Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị; tham mưu kiện toàn, tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
• Tham mưu kiện toàn và phát triển đội ngũ nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
• Tham mưu trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch của cơ quan, đơn vị, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác của cơ quan.
• Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ; đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng kế hoạch đề ra.
• Thiết lập cơ chế quản lý điều hành, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý; nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện quy trình thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý điều hành nội bộ; tổ chức phổ biến hướng dẫn, giám sát đơn vị thực hiện theo đúng hệ thống đã thiết lập;
• Tham mưu trong xây dựng quy chế làm việc, quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế văn hóa công sở, nội quy cơ quan…
• Tham mưu về kiểm tra đánh giá kết quả, phát hiện xử lý tình huống; tham mưu để xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát hoạt động của cơ quan, đơn vị.
• Tham mưu kiện toàn và phát triển cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

  

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện của lãnh đạo cấp phòng

Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu trong tương lai, dự kiến các kết quả cần đạt được của tổ chức và đưa ra các phương thức thích hợp để đạt được mục tiêu đó. Để sử dụng tốt kỹ năng này, trước tiên lãnh đạo cấp phòng cần xác định cơ sở để lập kế hoạch:

• Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng.
• Căn cứ vào nguồn lực của phòng.
• Căn cứ vào phương hướng công tác của tổ chức đã được xác định.
• Căn cứ vào kế hoạch chiến lược hoặc kế hoạch trung hạn, dài hạn của cấp trên.
• Căn cứ vào tình hình thực tế công việc của phòng và các nguồn lực hiện có của tổ chức của phòng mình.

Việc lập kế hoạch giúp thể hiện phương hướng hoạt động trong tương lai; giúp các bộ phận, cá nhân trong cùng đơn vị phối hợp hài hòa với nhau; giảm tải sự bất ổn, lường trước được những rủi ro, giảm chồng chéo và lãng phí nguồn lực khi triển khai và thiết lập tiêu chuẩn để kiểm tra và thực hiện.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch như:

• Nguồn nhân lực
• Sự điều động của cấp trên
• Năng lực lãnh đạo, cơ sở vật chất…
• Ngoài ra còn có các yếu tố như do chính bản kế hoạch không phù hợp với thực tiễn, thay đổi các văn bản quy định…

Để thực hiện tốt được quy trình lập kế hoạch, người lãnh đạo cấp phòng cần nắm rõ các bước sau đây:

• Bước 1: Phân tích bối cảnh.
• Bước 2: Lập mục tiêu cụ thể.
• Bước 3: Xây dựng các phương án, giải pháp.
• Bước 4: Đánh giá, điều chỉnh và ra phương án thực hiện kế hoạch.
• Bước 5: Ra bản kế hoạch.

  

Kỹ năng triển khai công việc của lãnh đạo cấp phòng

Để có thể triển khai công việc trong bản kế hoạch một cách thuận lợi và đạt mục tiêu theo đúng dự kiến, cán bộ công chức lãnh đạo cấp phòng cần nắm vững các kỹ năng dưới đây:

• Kỹ năng phân bổ công việc: Lãnh đạo cấp phòng cần có kỹ năng phân bổ công việc cho từng nhân viên trong đơn vị. Các nhà lãnh đạo cần nhìn nhận đúng thế mạnh của nhân sự để giao đúng trách nhiệm, để nhân sự phát huy được lợi thế và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Kỹ năng ủy quyền: Khi triển khai công việc, người lãnh đạo có quyền ủy quyền cho cấp dưới thực hiện và giám sát kế hoạch. Cần phải chọn người có trình độ chuyên môn tốt để thực hiện công việc.

Ngoài những kỹ năng cơ bản nêu trên, lãnh đạo cấp phòng cần có những kỹ năng khác cụ thể như: Năng lực ra quyết định; năng lực dẫn dắt sự thay đổi; năng lực phân công, phối hợp; năng lực xây dựng văn hóa tổ chức; năng lực giải quyết xung đột; năng lực sơ kết, tổng kết; năng lực kiểm tra, đánh giá.

Bài viết trên đây trung tâm đã tổng hợp và đưa ra được những thông tin tổng quan về kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng, hy vọng bài viết có thể giải đáp một phần những thắc mắc của học viên về kiến thức kỹ năng quản lý lãnh đạo cấp phòng.